Поиск по сайту

Справка по результатам проверки организации делопроизводства и оказания практической помощи на судебном участке № 2 Железнодорожного района Железнодорожного судебного района Ульяновской области 2015 г.

Управление по обеспечению

деятельности мировых судей

Ульяновской области

СПРАВКА


г.Ульяновск,

23.11.2015

по результатам проверки

организации делопроизводства

и оказания практической помощи

на судебном участке №2

Железнодорожного района

Железнодорожного судебного района

г. Ульяновска

I. Общие положения

Сотрудниками отдела организационно-правовой и информационно-аналитической работы Управления Н.А.Андреевой, М.Г.Зюрюкиным и Д.Н. Мельниковым 16.10.2015 в соответствии с планом основных мероприятий Управления на 2-е полугодие 2015 года, осуществлен выезд на судебный участок №2 Железнодорожного района Железнодорожного судебного района г. Ульяновска с целью оказания практической и методической помощи в ведении делопроизводства и работе архива.

Мировой судья судебного участка №2 Железнодорожного района Железнодорожного судебного района Ульяновской области Матюнина Елена Валентиновна, назначена на должность 25.09.2014 на пятилетний срок полномочий.

На момент проверки аппарат судебного участка укомплектован полностью. Фактически обязанности, выполняемые работниками аппарата мирового судьи, соответствуют утвержденным должностным регламентам и инструкциям. При отсутствии какого-либо работника аппарата мирового судьи в связи с временной нетрудоспособностью, очередным отпуском на участке используется принцип взаимозаменяемости.

Организацию делопроизводства на судебном участке обеспечивает ведущий специалист Астраханцева Татьяна Фиркатовна, в должности работает с 12.11.2014 года.

Секретарь судебного заседания Лукъянова Анастасия Александровна, в должности работает с 25.11.2014 года (на момент проверки находилась в очередном отпуске).


Инспектор Добрынина Юлия Сергеевна, в должности работает с 01.02.2012 года.

II. Организация делопроизводства

В результате проверки было установлено следующее:

Номенклатура дел судебного участка на 2015 год составлена и утверждена мировым судьей. Наряды и журналы заведены согласно действующей номенклатуре дел. При проверке нарядов установлено, что переписка группируется за один календарный год, систематизируется в хронологической последовательности. Наряды оформлены, на нарядах проставлены индексы согласно номенклатуре. Документы в нарядах имеют входящие штампы, регистрационный номер и дату, а также резолюцию судьи. Формирование нарядов осуществляется правильно. При проверке также обращено внимание на оформление служебных документов и сопроводительных писем, которые в целом соответствует требованиям ГОСТа Р.6.30-2003. На всех сопроводительных письмах регистрационные номера состоят из порядкового номера и индекса дела по номенклатуре.

Вся корреспонденция ведущим специалистом регистрируется в программном модуле «АМИРС». Журнал учёта входящей корреспонденции формируется и распечатывается из программного модуля «АМИРС» ежедневно. По ведению журнала имеются замечания: в графе «другие отметки» не проставляется номер дела либо наряда, поэтому проследить в каком деле либо наряде подшит тот или иной документ не представляется возможным.


Журнал учета исходящей корреспонденции (форма № 1а) ведется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее - Инструкции). Однако имеются замечания: в графе «наименование документа» не указывается номер дела и не конкретизируется документ (указывают: определение, запрос, подготовка, напоминание). В журнале ведется ежедневный подсчет марок и конвертов.

В соответствии с Инструкцией при отправке судебных дел и других документов, исходящий номер на сопроводительных письмах в основном соответствует номеру дела (материала) или номеру наряда, в котором храниться переписка. Вся исходящая судебная корреспонденция оформляется с угловым штампом судебного участка, указываются номера нарядов, судебных дел, исходящий номер и дата отправления. Между тем, имеет место быть не соответствие исходящего номера на сопроводительном письме с номером в журнале исходящей корреспонденции:

- по гражданскому делу №2-1126/15 ООО «УК «Арсенал» к Арсланову Н.Ш. о взыскании задолженности по оплате за жилое помещение и коммунальные услуги, возмещение судебных расходов. В сопроводительном письме от 28.08.2015 за № 9772 о направлении подготовки указано 2 адреса, тогда как в журнале указан один адрес ООО «УК Арсенал». По делу вынесено заочное решение 25.09.2015. На сопроводительном письме о направлении заочного решения указана дата 28.09.2015 исх. № 2-1126/15/10440, тогда как в журнале под № 10440 от 21.09.2015 зарегистрировано «извещение 5-970/15» адресованное Бондаренко Н.И. ул. Варейкиса, 20-223.

На судебном участке заведены не все регистрационные журналы, в частности не ведутся такие журналы как: «Журнал учета вещественных доказательств» (форма №48), «Журнал учета определений по заявлениям (жалобам) до принятия их судьями к своему производству» (форма №6.1).

Имеются ряд замечаний по таким журналам как:

- Разносная книга для местной корреспонденции (форма №4) – отсутствует графа «дата и исходящий номер»;

- Журнал учета материалов, разрешаемых судом в порядке исполнения приговоров (форма № 8) – имеется много замазываний и исправлений;

- Журнал регистрации административных материалов (форма № 7.1) – графы с 19 по 23 не заполняются, множество исправлений.

-

С 1 июля 2014 года на судебном участке организовано извещение участников гражданского, административного и уголовного судопроизводства (о месте, дате и времени рассмотрения дела в суде) посредством СМС-сообщений. Лицом, ответственным за данное направление работы определена - секретарь судебного заседания. На рабочем месте секретаря судебного заседания открыт доступ к сервису ГАС «Правосудие» «СМС-извещения». В настоящее время, указанный вид извещения используется при наличии расписки от участника судопроизводства на согласие его извещения посредством СМС – сообщения в которой указывается номер мобильного телефона, на который оно направляется.

На данный момент работа по СМС-извещению участников процесса на судебном участке ведется, отобрано 100 расписок, разрещающих СМС-извещение, отправлено 100 СМС-извещений, получено 100 отчетов о доставке СМС-извещений.


Отправка судебной корреспонденции осуществляется заказным письмом с уведомлением о вручении инспектором Добрыниной Ю.С. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются в соответствии с требованиями Приказа ФГУП «Почта России» от 05 декабря 2014 г. № 423-п «Особые условия приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное". На заказные письма и бандероли составляются реестры. Реестры подшиты по нумерации в наряде «Описи заказных бандеролей (писем)», которые ведутся надлежащим образом. Отчеты по расходу знаков почтовой оплаты предоставляются в Управление в установленные сроки.


Ответственным лицом за хранение и выдачу бланков исполнительных листов на судебном участке назначена ведущий специалист.

Согласно Правилам изготовления, учета, хранения и уничтожения бланков исполнительных листов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 31.07.2008 № 579, бланки подлежат учету (по сериям и номерам) в специальном журнале учета бланков. Указанный журнал на судебном участке заведен и включен в номенклатуру дел. Каждый выданный бланк исполнительного листа учитывается в журнале.

Все печати и штампы, выданные Управлением, имеются в наличии и хранятся надлежащим образом.


Оформление судебных дел в процессе их рассмотрения и после их рассмотрения


На судебном участке еженедельно составляются списки рассматриваемых мировым судьёй дел. Выборочно проверено оформление судебных дел в процессе их рассмотрения и после их рассмотрения за период с 12.01.2015 по 16.10.2015 года. Все гражданские, уголовные дела и административные материалы оформлены секретарем судебного заседания Лукьяновой А.А.. Согласно журналу учета гражданских дел/уголовных дел назначенных к рассмотрению в судебном заседании, сдача дел в канцелярию осуществляется в установленные сроки, делается отметка в журнале, однако, в ходе выборочной проверки дел установлено, что дела сданные в канцелярию оформлены не надлежащим образом:

- в административных материалах №5-607/2015 №5-611/2015, №5-628/2015, №5-650/2015, №5-676/2015, №5-682/2015, №5-683/2015, №5-745/2015 – не заполнен справочный лист;

- в расписках, отбираемых от участников судебного заседания, не всегда заполняются сведения о том, кем отбирается расписка;

- гражданское дело №2-969/2015 по иску Лосева В.В. к ОАО СО ЖАСО о выплате страхового возмещения и судебных расходов рассмотрено 21.08.2015 - подшито на половину, отсутствует заполненная опись дела, листы дела не пронумерованы, не заполнен справочный лист, отсутствует протокол судебного заседания;

- гражданское дело 2-421/2015 по иску Дьяченко С.А. к Тарасовой Е.В. о взыскании денежной суммы рассмотрено 12.05.2015 – материалы дела не подшиты, отсутствует заполненная опись дела, листы дела не пронумерованы, не заполнен справочный лист, отсутствует протокол судебного заседания, материалы дела разложены в произвольном порядке;

- гражданское дело 2-224/2015 по иску Терехина Е.Н. к ОАО СО ЖАСО о защите прав потребителя – исполнительный лист от 06.04.2015 не направлен на исполнение.


Архив

Ответственным лицом за архив является заведующая архивом Тарабанова И.А.

Помещение, занятое под архив оборудовано металлическими стеллажами.

Архив оснащен средствами пожаротушения - огнетушителями.

Дела расположены на стеллажах, имеющих указатели, в хронологическом порядке по категориям, систематизированы в пачки, связки и коробки по 50-100 шт. в зависимости от объема. Каждая пачка, связка, коробка имеет соответствующую надпись.

Ведущим специалистом оформлены и переданы в архив судебные дела, наряды и журналы по 2013 год. При составлении описи ведущим специалистом соблюдаются основные требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи – валовый. Составлены акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и уничтожены дела до 2008 года.

Ш. Организационно-правовые вопросы

С 1 января по 16 октября 2015 года на судебный участок поступило 2420 судебных дела.

Количество дел, поступивших на судебный участок по категориям:

Учет и регистрация гражданских, уголовных дел и административных материалов на участке осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству на судебном участке мирового судьи, и регистрируются в программном модуле «АМИРС», согласно п. 6.2.1 Подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» ГАС «Правосудие».

Все дела регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках и в алфавитном указателе.

Журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма 2) ведется раздельно по гражданским и уголовным делам. По ведению журнала имеются замечания:

- отсутствует дата сдачи дел в канцелярию по уголовным делам (№1-70/15, №1-72/15, №1-74/15 – дела рассмотрены в августе месяце);

- отсутствует подпись ведущего специалиста в получении дела в канцелярию (№1-75/15 – в журнале указано, что дело сдано 09.09.2015, в последствии, дело было направлено в апелляционную инстанцию);

- отсутствует дата сдачи дел в канцелярию по гражданским делам (№2-1185/15, №2-1175/15, №2-1182/15, №2-1183/15, №2-1142/15, №2-1211/15, №2-1155/15).

В ходе проверки не представлены следующие дела и материалы: №1-80/15, №4-14/15, №4-16/15, №2-1211/15, №2-1188/15, №2-1173/15, №2-1172/15, №2-1156/15, №2-1155/15, №2-1154/15, №2-1033/15, №2-997/15.

Из представленных на проверку дела не подшиты, не оформлены надлежащим образом: №2-1142/15, 2-1211/15, №2-1155/15.

Выборочно проверено исполнение гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях, рассмотренных мировым судьей.

В соответствии со ст.29.11 КоАП РФ копия вынесенного судьей постановления по делу об административном правонарушении направляется должностному лицу, составившему протокол об административном правонарушении, в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления

В делах, по которым мировым судьей назначено наказание в виде лишения права управления транспортным средством, имеются письма ГИБДД УМВД России по Ульяновской области, из которых следует, что постановление мирового судьи принято к исполнению.

В делах, по которым мировым судьей назначено наказание в виде штрафа, правонарушителю предоставляется 60-дневный срок для уплаты штрафа в добровольном порядке. По истечении срока для добровольной уплаты штрафа постановления о наложении штрафа направлены в подразделение службы судебных приставов – исполнителей, для принудительного исполнения.

В делах, по которым мировым судьей вынесено постановлении об административном аресте имеются сообщения об отбытии наказания из специального приемника для содержания лиц, подвергнутых административному аресту.

На судебном участке установлена и используется в работе мировым судьей информационно-правовая система «Консультант +» (Версия Проф, Российское законодательство, комментарии законодательства, судебная практика: суды общей юрисдикции, Ульяновский выпуск). На момент проведения проверки система функционировала в полном объеме, замечаний не поступило.

Ведение сайта мирового судьи судебного участка

В соответствии с Федеральным законом № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» сотрудники аппарата мирового судьи ведут работу по внесению сведений в базу данных модуля о движении дел и текстов судебных актов. В частности, мировой судья подготавливает тексты судебных решений и передает их по локальной сети старшему инспектору судебного участка для осуществления загрузки готовых решений в ПМ «АМИРС» и последующего их обезличивания.

Еженедельно на сайт судебного участка мирового судьи старшим инспектором судебного участка выкладывается информация о вынесенных судебных решениях. Информация о движении дел публикуется секретарем судебного заседания ежедневно. Таким образом, на судебном участке работа в ПМ «АМИРС» ведется в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов, но без соблюдения разграничения ролей, отведенных каждому пользователю (ведущий специалист, секретарь судебного заседания, инспектор).

На момент проверки на сайте мирового судьи количество размещенных решений составляет 100% от подлежащих размещению (100% по уголовным делам, 100% по гражданским делам и 100% по административным делам). В частности, размещено 791 решение по административным делам из 791 решения, которые подлежащат публикации и вступили в законную силу, 220 решений по гражданским делам из 220, подлежащих публикации и вступивших в законную силу, 43 решения по уголовным делам из 43, подлежащих публикации вступивших в законную силу.

Информация о движении рассматриваемых на судебном участке дел находится в актуальном состоянии.

Интернет-сайт судебного участка соответствует требованиям Федерального Закона от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» по всем пунктам.

По окончании проверки аппарату мирового судьи было указано на недостатки, допущенные при ведении делопроизводства, а также даны рекомендации по их устранению.

В ходе проверки организации делопроизводства и оказания практической помощи на судебном участке №2 Железнодорожного района Железнодорожного судебного района г. Ульяновска с сотрудниками аппарата мирового судьи судебного участка был проведен семинар по вопросам антикоррупционной деятельности, формированию антикоррупционного поведения государственных гражданских служащих судебного участка, а также обозначены зоны коррупционного риска.

Также до аппарата мирового судьи судебного участка №2 Железнодорожного района Железнодорожного судебного района г. Ульяновска доведена информация о деятельности Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Управления по обеспечению деятельности мировых судей Ульяновской области и урегулированию конфликта интересов.

На основании вышеизложенного предлагаю:

  1. Признать состояние делопроизводства на судебном участке №2 Железнодорожного района Железнодорожного судебного района г. Ульяновска удовлетворительным.

  1. Ведущему специалисту Астраханцевой Т.Ф.:

- ежемесячно осуществлять контроль за своевременным принятием к исполнению судебных решений органами, ведающими их исполнением;

  • ежедневно регистрировать входящую корреспонденцию, регистрировать и учитывать дела/материалы в программном модуле «АМИРС»;

  • формировать и распечатывать учётно-статистические карточки из ПМ «АМИРС»;

  • своевременно заполнять графы и разделы в учётно-статистических карточках;

  • своевременно заполнять графы в регистрационных журналах;

  • формировать и ежедневно распечатывать журнал входящей корреспонденции из ПМ «АМИРС»;

  • контролировать исполнение документов;

  • формировать статистическую информацию в ходе движения дела/материала;

  • отбирать расписки от участников судопроизводства на согласие его извещения посредством СМС-сообщения;

  • поддерживать сайт мирового судьи в актуальном состоянии;

  • привести сайт в соответствии с требованиями Федерального Закона от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».

  1. Вновь назначенному секретарю судебного заседания Саймановой О.А.:

  • ежедневно регистрировать факты движения дела/материала в ходе судебного производства в ПМ «АМИРС»;

  • ежедневно формировать и регистрировать документы, обеспечивающие процесс судебного разбирательства ПМ «АМИРС»;

  • оформлять дела для сдачи в канцелярию судебного участка надлежащим образом, в соответствии с ГПК РФ и Инструкцией по делопроизводству на судебном участке;

  • осуществлять контроль отправки заказной корреспонденции судебного участка;

  • извещать участников судопроизводства посредством СМС-сообщений.


  1. Инспектору Добрыниной Ю.С.:

  • своевременно отправлять почтовую корреспонденцию.

 

  1. При организации работы на судебном участке руководствоваться Инструкцией по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области, Основными правилами работы архивов организаций, Подсистемой «Судебное делопроизводство и статистика» ГАС «Правосудие».


  1. Принимать меры к сохранности судебных дел и служебных документов (опечатывать архив).


  1. Мировому судье Матюниной Е.В. рекомендовать:


- обсудить данную справку на совещании с аппаратом;

- контролировать состояние делопроизводства и своевременно принимать меры к исправлению выявленных ошибок и недостатков.


Консультант отдела ОПиИАР Н.А.Андреева


Консультант отдела ОПиИАР М.Г. Зюрюкин


Начальник группы отдела ОПиИАР Д.Н. Мельников

    Новости