Поиск по сайту

ОБОБЩЕНИЕ по результатам оказания практической и методической помощи в ведении делопроизводства и работе архивов на судебных участках Ульяновской области за 1 полугодие 2019 года


           

              В соответствии с планом основных мероприятий Агентства по обеспечению деятельности мировых судей Ульяновской области на 1 полугодие 2019 год, сотрудниками Агентства осуществлены выезды на судебные участки Ульяновской области с целью оказания практической и методической помощи в ведении делопроизводства и работе архива.

    В ходе выездов произведена проверка организации делопроизводства на судебных участках (наличие утвержденной номенклатуры, заведение нарядов и журналов согласно номенклатуре, ведение регистрационных журналов и учётно-статистических карточек). В первом полугодии 2019 особое внимание уделялось работе по внесению сведений в базу данных ПМ «АМИРС» о движении дел и текстов судебных актов для последующего обезличивания и выгрузки на официальный сайт мирового судьи. Обращено внимание на исполнение решений суда, уделено внимание извещению лиц, участвующих в деле, а также свидетелей, экспертов, специалистов и переводчиков, согласно ст. 113 ГПК РФ посредством СМС-сообщений.

По результатам проведенных проверок составлены справки и направлены на судебные участки. Информация об устранении недостатков, выявленных в ходе проверок на судебных участках, ведущими специалистами представлены в Агентство в установленные в справке сроки.

На всех проверяемых судебных участках состояние делопроизводства признано удовлетворительным.

Особо отмечена положительная работа на судебном участке 2 Барышского судебного района Ульяновской области, судебном участке №2 Карсунского района  Ульяновской области и судебном участке9 Засвияжского судебного района г.Ульяновска.

 

По результатам выездов, осуществленных на судебные участки, установлено следующее:

 

Делопроизводство и архив:

 

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области и Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде РФ 09.06.2011 года, на всех проверенных судебных участках составлена индивидуальная номенклатура дел на 2019 год. Номенклатура согласована на заседании ЭК судебного участка и утверждена мировым судьей. Наряды и журналы заведены согласно действующей номенклатуре.

Поступившие в суд дела, материалы и иные документы регистрируются в  ПМ «АМИРС» и не позднее следующего рабочего дня передаются по назначению для рассмотрения мировому судье (п.5.5, п.5.6 Инструкции). Практически всеми ведущими специалистами соблюдаются сроки, предусмотренные Инструкцией. Все исковые заявления, принятые ведущими специалистами на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня передаются мировому судье. 

При отправке по назначению судебных дел и документов, регистрация производится в «Журнале учета исходящей корреспонденции» (форма № 1-а). Все предусмотренные графы в журнале заполняются. В графе №5 «Другие отметки» указывается, каким образом направлялась корреспонденция (простой либо заказной почтой с указанием стоимости, нарочно, разносная книга). 

- на судебном участке №8 Заволжского района г. Ульяновска, судебном участке №5 Ленинского района г.Ульяновска в графе «наименование документа» не указывается номер дела и не конкретизируется документ (указывают: запрос, с/з, жалоба,  к/пост, ответ на запрос);

- судебный участок №2 Заволжского района, судебный участок №1 Железнодорожного района г.Ульяновска – не указывают номер дела в графе «наименование документа».

В ходе проведенных проверок установлено, что на всех судебных участках под архив выделены отдельные помещения. Помещения оборудованы металлическими стеллажами. В целях противопожарной безопасности в архивных помещениях имеются в наличие средства пожаротушения (огнетушители). Сотрудниками, ответственными за архив, соблюдаются требования, предъявляемые к хранению судебных дел и документов (дела систематизированы и расположены в хронологическом порядке по категориям, имеют соответствующие надписи).

В целях надлежащего комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве дела на всех судебных участках составлены описи дел постоянного хранения. Опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов. Годовые разделы описи должны рассматриваться экспертной комиссией судебного участка, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение и утверждение центрально-экспертной комиссии Агентства по обеспечению деятельности мировых судей Ульяновской области. На всех судебных участках области составлены указанные описи до 2017 года.

В связи с утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ А.В. Гусевым 09.06.2011 примерной номенклатурой дел и документов, определяющей сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, ведущим специалистам было дано указание о порядке отбора документов и оформление их на уничтожение. Практически на всех судебных участках ведется работа по уничтожению архивных документов. Однако на судебном участке Новомалыклинского района Ульяновской области уничтожено по 2006 год, судебном участке №1 Карсунского района Ульяновской области уничтожены дела по 2008 год.

 

Организационно-правовые вопросы:

 

Организация учета и ведения делопроизводства, оформление процессуальных и иных документов на судебных участках осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области, утвержденной распоряжением руководителя Агентства по обеспечению деятельности мировых судей Ульяновской области от 01.03.2017 № 11. Требования указанной Инструкции соблюдаются всеми ведущими специалистами.  

 

Однако имеется ряд замечаний:

 

- не в полном объёме заполняются графы в регистрационных журналах (судебный участок №5 Засвияжского района г.Ульяновска, судебный участок №5 Ленинского района г.Ульяновска, судебный участок №1 Железнодорожного района г.Ульяновска, судебный участок №2 Вешкаймского района Ульяновской области, судебный участок №8 Заволжского района г.Ульяновска);

- не в полном объёме заполняется справочный лист (судебный участок №1 Железнодорожного района г.Ульяновска, судебный участок №2 Заволжского района г.Ульяновска, судебный участок№2 Ульяновского района Ульяновской области);

- несвоевременная отправка почтовой корреспонденции ( судебный участок №8 Заволжского района г.Ульяновска).

 

В ходе проводимых проверок особое внимание обращалось на исполнение вступивших в законную силу постановлений по делам об административных правонарушениях и решений касающихся в части уплаты государственной пошлины в доход местного бюджета.

После рассмотрения дела об административном правонарушении в соответствии со ст. 29.11 ч. 2 КоАП РФ копия постановления вручается под расписку физическому лицу, или законному представителю физического лица, или законному представителю юридического лица, в отношении которых оно вынесено, а также потерпевшему по его просьбе либо высылается указанным лицам в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.

Копия вынесенного судьей постановления по делу об административном правонарушении направляется должностному лицу, составившему протокол об административном правонарушении, в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.

В случае участия лица, в отношении которого ведется дело об административном правонарушении, в судебном заседании, копия постановления вручается ему под расписку в день вынесения постановления.

Проведенными проверками установлено, что данное требование закона в целом ведущими специалистами соблюдается.

На всех проверенных судебных участках сроки исполнения вступивших в законную силу постановлений соблюдаются.

В связи с низким поступлением в бюджет Ульяновской области доходов от денежных взысканий (штрафов), наложенных мировыми судьями Ульяновской области по Кодексу Ульяновской области об административных правонарушениях в I полугодии 2019 года проводился анализ реквизитов, указываемых в постановлениях по делам об административных правонарушениях по Кодексу Ульяновской области.

Проверкой установлено, что в случае неисполнения постановления мирового судьи в срок, постановления направляются в отдел судебных приставов для принудительного исполнения. В сопроводительных письмах указывается на необходимость направления в адрес мирового судьи сведений об исполнении постановлений.

По административным делам, где мировым судьей постановлен арест – имеются сообщения из спецприемника об отбытии наказания. По делам с наказанием в виде лишения специального права имеются сообщения из УГИБДД УМВД России по Ульяновской области о принятии к исполнению постановлений. 

Согласно указанным в постановлении реквизитам суммы  административных штрафов подлежат зачислению в бюджет Ульяновской области. По истечении срока для добровольной уплаты штрафа (60 дней) ведущим специалистом по указанным делам постановления о наложении штрафа направлены в подразделение службы судебных приставов – исполнителей, для принудительного исполнения. В делах имеются напоминания в службу судебных приставов соответствующих районов, о необходимости взыскания штрафов (напоминания делаются ежемесячно).

По вступлению в законную силу по гражданским делам ведущими специалистами выписываются исполнительные листы на взыскание государственной пошлины в доход местного бюджета и направляются в подразделение службы судебных приставов – исполнителей, для принудительного исполнения. В делах имеются напоминания в службу судебных приставов соответствующих районов, о необходимости взыскания госпошлины (напоминания делаются ежемесячно).

Согласно п. 11.3.9. Инструкции гражданское дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив: в случае если иск удовлетворен - после передачи (направления) исполнительных документов подразделению службы судебных приставов либо вручения (направления) их взыскателям; в случае если в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения либо производство по делу прекращено - после вступления решения (определения) в законную силу; в случае если решение подлежит немедленному исполнению - после вступления в законную силу судебного акта; в случае вынесения судом решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета - после приобщения к нему квитанции об оплате штрафа либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства. Требования данного пункта не соблюдается на судебном участке №5 Ленинского района г.Ульяновска, судебном участке №1 Железнодорожного района г.Ульяновска, судебном участке №8 Заволжского района г.Ульяновска.

 

Следует отметить, что практически на всех судебных участках установлены: пакет программ «Партионная почта» и программное обеспечение по отправке и учёту СМС - сообщений.

В настоящее время на судебных участках мировых судей Ульяновской области организовано извещение участников гражданского, административного и уголовного судопроизводства (о месте, дате и времени рассмотрения дела в суде) посредством СМС-сообщений. Распоряжением Агентства определено лицо, ответственное за извещение участников судопроизводства посредством СМС-сообщений на судебном участке - секретарь судебного заседания. На рабочем месте секретаря судебного заседания открыт доступ к сервису ГАС «Правосудие» «СМС-извещения».

По итогам проделанной работы службой информатизации обобщена информация об организации извещения участников судебного производства с помощью СМС-извещений. На большинстве судебных участках ведется работа в данном направлении. Указанный вид извещений используется в качестве одного из способов извещения участников процесса. Секретари судебного заседания извещают лиц, участвующих в деле, посредством СМС-сообщений при наличии согласия (расписки от участника судопроизводства в которой указывается номер мобильного телефона, на который они направляется).

Наиболее активная работа по использованию данного сервиса ведется на следующих судебных участках: №2 г.Димитровграда (558 извещений), №9 Заволжского района (462 извещений); №6 Ленинского района (510 извещений);Цильнинского района (430 извещений).

В соответствии с Федеральным законом № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации сотрудники аппарата мирового судьи ведут работу по внесению сведений в базу данных модуля о движении дел и текстов судебных актов. В частности, мировой судья подготавливает тексты судебных решений и передает их по локальной сети ведущему специалисту. Ведущий специалист осуществляет загрузку готовых решений в ПМ «АМИРС» и последующее обезличивание прикрепленных решений.

Еженедельно на сайт мирового судьи ведущим специалистом выкладывается информация о вынесенных судебных решениях и информация о движении дел. Таким образом, на судебном участке работа в ПМ «АМИРС» ведется в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов.

Информация о движении рассматриваемых на судебном участке дел находится в актуальном состоянии.

Интернет-сайт судебного участка соответствует требованиям Федерального Закона от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» по всем пунктам. 

 

По результатам осуществленных выездов на судебные участки Ульяновской области рекомендовано:

1. Агентству по обеспечению деятельности мировых судей:

- продолжить работу по совершенствованию организации делопроизводства и работы архивов на судебных участках;

- осуществлять контроль за исполнением приговоров, решений, постановлений мирового судьи, вступивших в законную силу;

-  постоянно оказывать практическую и методическую помощь в ведении делопроизводства и работе архивов на судебных участках;

- проводить разъяснения по порядку отбора документов с истекшими сроками хранения и по оформлению их на уничтожение;

-  постоянно оказывать помощь в работе ПМ «АМИРС» на судебных участках;

- постоянно оказывать помощь в работе программы по СМС-извещению; Партионной почте.

2. Мировым судьям рекомендовать:

- осуществлять общее руководство делопроизводством на судебном участке, а также принимать меры по устранению выявленных в ходе проверок недостатков;

- своевременно информировать Агентство по обеспечению деятельности мировых судей о ненадлежащем исполнении должностных обязанностей сотрудниками их аппарата;

  - изучить Подсистему «Судебное делопроизводство и статистика» ГАС «Правосудие» (Программный модуль «АМИРС») в части обеспечения прикрепления мировым судьей судебных актов в ПМ «АМИРС»;

          -  освоить программу «Судимость».

 

      3. Ведущим специалистам:    

        - при организации работы на судебном участке руководствоваться Инструкцией по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;

- изучить Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Ульяновской области документов, их комплектования, учета и использования;        

       -  не допускать нарушений сроков обращения к исполнению приговоров, решений и постановлений мировых судей, вступивших в законную силу;

  - контролировать сроки сдачи дел в канцелярию секретарем судебного заседания;

   - контролировать исполнение;

     - принимать меры к надлежащей организации работы судебных участков, в части соблюдения сроков сдачи дел в канцелярию, качества исполнения документов;

  • ежедневно регистрировать входящую корреспонденцию, регистрировать и учитывать дела/материалы в программном модуле «АМИРС»;

  • ежемесячно подсчитывать израсходованные бланки исполнительных листов;

       - принимать меры к сохранности судебных дел и служебных документов;

       - своевременно обновлять и контролировать информацию, размещенную на сайтах мировых судей, а также более вдумчиво относиться к созданию новых рубрик, выбор модуля или рубрики, куда данная информация должна быть помещена;

- своевременно размещать на официальный сайт документы, подлежащие опубликованию в соответствии с требованиями «Регламента организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции»;

         - поддерживать сайт мирового судьи в актуальном состоянии;

- отбирать расписки от участников судопроизводства на согласие его   извещения посредством СМС-сообщения;

         - своевременно составлять и распечатывать описи дел временного хранения;

         - формировать и распечатывать из ПМ «АМИРС» все имеющиеся журналы.

 

4. Секретарям судебных заседаний:

 

- регистрировать факты движения дела/материала в ходе судебного производства в ПМ «АМИРС»;

- формировать и регистрировать документы, обеспечивающие процесс судебного разбирательства ПМ «АМИРС»;

- оформлять дела в полном соответствии с Инструкцией по делопроизводству на судебном участке мирового судьи;

- своевременно подготавливать дела к сдаче дел в канцелярию;

- не допускать нарушения сроков изготовления протоколов;

- извещать лиц, участвующих в деле посредством СМС-извещений.

 

  5. Инспекторам судебных участков:

 

- ежедневно отправлять почтовую корреспонденцию;

- ежедневно вести подсчёт расходов марок и конвертов;

- не допускать переклеивания почтовых марок на отправку корреспонденции;

- журнал учёта исходящей корреспонденции вести аккуратно, не допускать замазывания.

 

6. Старшим инспекторам судебных участков:

 

- исполнять обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

 

 

 

Руководитель Агентства                                                                                                                                                         Г.П. Выдрин

 

    Новости